”Med små medel kan man göra stor skillnad.”
– Stödpedagog inom LSS i Helsingborgs stad

Bakgrund

Helsingborgs stad upphandlar varor och tjänster för omkring 3,4 miljarder kronor varje år. Dessa inköp orsakar utsläpp på uppskattningsvis 115 000 ton koldioxidekvivalenter – en tydlig klimatutmaning för en kommun som har målet att vara klimatneutral till år 2030.

Det fanns redan ambitiösa miljömål, en aktiv inköpsenhet och flera hållbarhetsinitiativ. Ändå stod det klart: För att nå nästa nivå behövdes ett mer systemiskt angreppssätt. Kommunen behövde nya metoder för att stötta sina verksamheter i att konsumera smartare – med lägre klimatavtryck, högre medvetenhet och bättre resursanvändning.

Utmaning

Hur kan Helsingborg som kommun stötta sina verksamheter att göra mer hållbara val vid inköp – utan att varje enhet måste uppfinna hjulet själv?

Målet var att identifiera lösningar som kunde användas brett i organisationen, utan att kräva tunga investeringar eller omfattande förändringsarbete. Det behövdes ett skalbart, coachande och verksamhetsnära stöd – som kunde ge effekt snabbt men också hålla över tid.

Processen

1. Mobilisering och behovsformulering
Under våren 2023 genomfördes en workshop tillsammans med WWF Sverige och kommunens nyckelpersoner – inklusive upphandlare, hållbarhetsstrateger, enhetschefer och innovationsledare. Där formulerades ett konkret behov kring att minska klimatpåverkan från verksamheternas konsumtion.

2. Marknadsdialog med RFI
En RFI (Request for Information) publicerades i juni 2023 och spreds aktivt för att locka intressanta aktörer. Syftet var att få in idéer och skapa en överblick över marknadens möjligheter. Responsen visade att det fanns stor potential – men också att lösningarna såg olika ut.

3. Innovationsvänlig upphandling i flera faser
En direktupphandling designades för att genomföras i tre faser:

• Konceptfas – flera aktörer utvecklade idéförslag
• Prototypfas – utvalda leverantörer testade sina koncept i skarpt läge
• Utvecklings- och implementeringsfas – ett leverantörsteam valdes för fortsatt samarbete

Totalt deltog sex leverantörer i konceptfasen – där alla fick ersättning. Tre gick vidare till prototypfasen.

4. Val av lösning och leverantör
Efter prototypfasen valdes Marla Miljödialog AB för att vidareutveckla ett koncept för ”resurssmarta verksamheter” – ett coachande och utbildande arbetssätt där verksamheter stöttas i att både minska sin konsumtion och skapa långsiktig struktur för hållbarhet.

Resultatet: Resurssmart verksamhet

Lösningen består av ett coachingkoncept för kommunala verksamheter, som:

• Synliggör klimatpåverkan från inköp
• Ger konkreta verktyg för att minska material- och produktanvändning
• Bidrar till förbättrad arbetsmiljö, sänkta kostnader och ökad kvalitet
• Skapar förutsättningar för långsiktigt arbete med resurssmarthet

Flera verksamheter inom vård och omsorg har redan testat konceptet, och det finns planer på breddinförande.

”Vi såg förändring direkt – både i hur vi tänkte och hur vi handlade.”
– Enhetschef, testbäddsverksamhet i Helsingborgs stad