Så kan innovativ upphandling minska Helsingborgs klimatpåverkan

Demand Acceleration är en metodik som utvecklats inom DigitalWell Arena och som använder offentlig upphandling som motor för innovation. I stället för att upphandla färdiga lösningar formulerar verksamheten först sina behov och bjuder sedan in marknaden att vara med och utveckla dem.

Det innebär att man upphandlar ett innovationssamarbete snarare än en produkt. Företagens idéer och verksamhetens behov kan då mötas tidigt och tillsammans, och steg för steg forma bättre och mer träffsäkra lösningar – med sikte på lösningar som kan spridas och användas av fler än den första kunden.

Ambitiös målbild: halvera utsläppen

När Helsingborg 2023 sökte stöd i metoden var ambitionen tydlig: att halvera klimatpåverkan från stadens offentliga konsumtion till 2030. Dessa utsläpp uppgår i dag till omkring 115 000 ton koldioxidekvivalenter per år.

Efter en inledande marknadsdialog upphandlades fem bolag för en gemensam konceptfas. Två av dem gick vidare till en prototypfas, där lösningarna testades och konkretiserades. Slutligen fortsatte samarbetet med ett bolag, Marla Miljödialog, vidare i en utvecklingsfas – och under det senaste året har arbetssättet börjat införas i praktiken.

– I grunden handlar det om att kartlägga hur man jobbar och plocka bort onödiga inköp. När vi ser var det uppstår restprodukter blir det lättare att sätta in rätt åtgärder, säger Maria Larsson, företagsledare för Marla Miljödialog.

Testas först inom vård och omsorg

Inledningsvis har konceptet prövats inom vård- och omsorgsförvaltningen, där sju LSS- och funktionsstödsenheter infört det nya arbetssättet. Nu är ytterligare sju enheter i gång – sex vårdboenden och matomsorgen – där personalen tillsammans kartlägger och förändrar hur verksamheterna arbetar med inköp och resurser.

Hittills har över 30 konkreta åtgärder genomförts för att minska verksamheternas klimatpåverkan. Särskilt fokus har legat på att minska användningen av engångsartiklar och matsvinn.

Ännu finns inga samlade siffror för den totala effekten i Helsingborg. Marla Miljödialogs erfarenheter från liknande verksamheter ger dock en tydlig fingervisning om potentialen.

På ett vårdboende i Malmö, som arbetat med en liknande metod, minskade användningen av engångshandskar och inkontinensskydd med 20–30 procent. Det motsvarade 3,5 ton lägre utsläpp av koldioxidekvivalenter – och en kostnadsbesparing på cirka 80 000 kronor per år.

– Innan vi visade vad som faktiskt var möjligt sa chefen för vård- och omsorg att de ville minska användandet, men att det inte gick, säger Maria Larsson.

Ger direkt förankring hos personalen

Carolin Fransson, projektledare på inköpsenheten, har räknat på vad motsvarande resultat skulle innebära i Helsingborg. Om åtgärderna får samma genomslag på samtliga vårdboenden handlar det om omkring 62 ton mindre koldioxidekvivalenter per år.

Även om det fortsatt är långt kvar till det övergripande målet – att halvera utsläppen från samtliga inköp – är en viktig del av Marla Miljödialogs arbetssätt att ge varje verksamhet verktyg att själva bidra till helheten.

– Tanken är att se på sin verksamhet med hållbarhetsglasögon och arbeta mer resurssmart. Analysen görs av personalen själva, vilket gör att förändringarna förankras direkt. Det handlar mycket om struktur, bra rutiner, ordning i förråden och att minska onödiga inköp, säger Maria Larsson.

Nya verksamheter står på tur

Men enbart lokala förbättringar i verksamheterna räcker inte. Tydliga beslut och prioriteringar från ledningen är avgörande för att nå hela vägen, menar Carolin Fransson.

– Helsingborg har jobbat mycket med att förankra det här i ledningsgrupperna, vilket jag tror ger ett mer samlat och långsiktigt arbetssätt. För första gången finns exempelvis hållbarhet och klimatpåverkan med i vård- och omsorgsförvaltningens verksamhetsplan.

För Helsingborg handlar arbetet om att bryta ”pilot-tänket” och införa arbetssättet brett i verksamheten. På sikt behöver även andra förvaltningar i staden omfattas av metodiken.

– Det är en lång väg kvar, men jag känner mig trygg i att detta är rätt sätt att jobba, säger Carolin Fransson.

Koncept som möjliggör skalning

Marla Miljödialog för redan dialoger med andra kommuner och organisationer om att införa arbetssättet. Företagets grundkoncept fanns redan innan upphandlingen och hade visat goda resultat i mindre skala – bland annat i Malmö. Genom Demand Acceleration har det vidareutvecklats i två avseenden: dels till ett koncept som kan spridas och skalas upp, dels till att omfatta hela organisationen – från personal på golvet till ledningsgrupp.

– Ett välkänt problem i offentlig sektor är att nya arbetssätt är svåra att skala upp. En offentlig verksamhet kan ha incitament att implementera arbetssätt som fungerar någon annanstans, men det incitamentet är inte alltid tillräckligt starkt i sig självt – vilket kan leda till att lovande initiativ stannar som pilotprojekt, eller bara implementeras i en enskild organisation, säger Lina Svensberg, som lett utvecklingen av Demand Acceleration-metodiken.

Hon understryker dock att näringslivet däremot har ett affärsmässigt incitament att sprida lösningar till många:

– När de här två logikerna möts i samma process blir spridningskraften en helt annan. Det är den synergin det här exemplet visar.

Skapat starkare lösning

För Maria Larsson har arbetet också gett nya perspektiv som entreprenör, inte minst när det gäller att utveckla affärsmodellen för att nå fler.

– Jag behövde inte ha ett färdigt koncept när jag lämnade anbudet, utan fick möjlighet att utveckla det tillsammans med Helsingborgs stad och DigitalWell Arena. Att tänka i större skala var först avskräckande, men i dag ser jag hur mycket starkare lösningen har blivit – och arbetet med att sprida den till fler organisationer pågår, säger Maria Larsson.