”Vi såg direkt att detta inte bara var en lösning för Hammarö – utan något som kan möta ett gemensamt behov i många kommuner.”
– Carolin Maule, innovationsledare, Stiftelsen Compare

Bakgrund

Hammarö kommun ville skapa en bättre digital serviceupplevelse för sina invånare. Kommunens kontaktcenter hanterade många återkommande ärenden, och det fanns ett tydligt behov av att minska belastningen samtidigt som man förbättrade tillgängligheten, särskilt för grupper med andra modersmål eller behov av ökad vägledning.

Det fanns ingen lösning på marknaden som motsvarade kommunens krav på personlig, sammanhållen och skalbar digital kommunikation – därför initierades ett upphandlingsvänlig innovationsprocess, enligt Demand Acceleration Framework.

Utmaning

Hur kan en kommun, med hjälp av ett digitalt verktyg, erbjuda invånare en mer personlig och effektiv kommunikation – tillgänglig när som helst och för alla?

Utgångspunkten var att skapa en gemensam plattform där invånare med en enda inloggning får tillgång till information och tjänster från hela kommunens verksamhet – anpassad utifrån personliga behov och preferenser.

Processen

1. Mobilisering och behovsanalys
Projektet startade 2023 efter att Hammarö kommun inspirerats av ett tidigare case i Karlstad. Arbetet inleddes med en halvdagsworkshop där representanter från kommunen och Stiftelsen Compare gemensamt ringade in behov, målbild och genomförbarhet.

2. Marknadsdialog med RFI
En RFI publicerades i september 2023 för att undersöka marknadens lösningar och kompetens. Fem företag svarade. RFI:n följdes upp med ett innovationsforum där potentiella leverantörer deltog i dialog.

3. Demand Acceleration-upphandling i två faser
Efter marknadsanalysen gick kommunen vidare med att upphandla utvecklingsarbete enligt Demand Acceleration-modellen

• Prototypfas – där grunderna i lösningen togs fram
• Utvecklingsfas – där funktionaliteten breddades och fördjupades

4. Samutveckling med leverantör
Leverantören LowCodi AB blev kommunens långsiktiga utvecklingspartner för att utveckla det som blev Hammarö Medborgarportal, och Volontärportal.. Arbetet bedrevs agilt, med regelbundna avstämningar mellan leverantör, kommunens IT-funktion, kommunikatörer och processtöd från Stiftelsen Compare.

Resultatet: En personlig, skalbar medborgarportal

Hammarö Medborgarportal lanserades i etapper med följande huvudfunktioner:

• ”Mina sidor” – personlig vy kopplad till invånarens ärenden och intressen (t.ex. skola, fritidshem)
• Volontärportal – för matchning mellan behov i kommunen och invånares engagemang
• Flerspråkigt gränssnitt – för ökad tillgänglighet

Plattformen är byggd på LowCodi:s Citizen Portal, och har från början designats för att kunna anpassas och skalas till andra kommuner.